Visibilidad en la gestión de la factura electrónica

La factura electrónica permite importantes mejoras y beneficios a las empresas. Más allá del ahorro en costes destacamos también un aumento de control en los pagos o la reducción de los riesgos, entre otros.

Principales ventajas de la facturación electrónica:

1- Menos errores y retrasos: Según el diario Economía Hoy “La implementación de una solución de facturación electrónica reduce el periodo medio de cobro aproximadamente de 86 días con factura en papel a 26 días con factura electrónica”.

El sector alimentario en la era digital

El sector alimentario “representa el 11% del PIB, factura 95.000 millones de euros que proceden de 28.200 empresas, da empleo a 470.000 personas”,  según un artículo publicado por Expansión el pasado mes de abril de este año.

Un sector, además, altamente competitivo en un mercado actual exigente en tiempos, calidad y diversidad de productos. Su éxito se mide por entregar pedidos exactos varias veces a la semana y que los alimentos lleguen al destinatario a tiempo, de manera segura y en buen estado.

La transformación digital ¿Un calvario?

La transformación digital es para muchos un calvario. Sin embargo, esta Semana Santa dejará de serlo y se convertirá en tu mayor aliado que hará tus tareas más fáciles.

Olvídate de los papeleos y  de los tradicionales métodos de entrada manual de datos que te quitan gran cantidad de tiempo. Esker te ofrece la posibilidad de gestionar los pedidos de manera automatizada desde la comodidad de tu oficina, o incluso, de tu casa.

El customer service: Ventajas de la automatización según Luis Calabuig.

Luis calabuig fue responsable del Customer Service en Sanofi, compañía que trabaja con Esker desde septiembre del 2011, y que automatizó la toma de pedidos, principalmente del canal hospitalario y la gestión de las incidencias con las soluciones de Esker.

En la actualidad Luis ocupa el puesto de Sales Order Automation and Business Trade Integration Stream Leader en Sanofi, empresa líder de la industria farmacéutica en Europa.

El Club especializado de “Customer Service” de Esker tuvo la oportunidad de entrevistarlo y compartir sus experiencias durante y tras el proceso de adopción de la automatización de Sanofi y que resumimos a continuación.

Aumentar la productividad laboral de las empresas biotecnológicas

Aumentar la productividad laboral de las empresas biotecnológicas, debe ser una estrategia fundamental y no solo para este sector, sino en general para todas las empresas. Recuerda que esto permite conseguir ingresos, crecimiento y posicionamiento.

La productividad laboral es la relación entre el resultado de una actividad productiva y los medios que han sido necesarios para obtener dicha producción.

El objetivo de las empresas debe ser el de establecer una relación idónea entre la maquinaria utilizada, el personal y demás recursos necesarios, para así maximizar la producción total de productos y servicios.

El SII está aquí: estad tranquilos…

Raro es el año que no viene con novedades fiscales. Pero en este caso, se trata de la vuelta de un clásico. El Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA se anunció a finales de 2015 para que comenzara a funcionar este año, y aquí ya hablábamos de él. Pero las elecciones y el posterior período de interinidad del Gobierno en España congelaron su puesta en marcha. Es ahora cuando el Consejo de Ministros ha aprobado su entrada en vigor a partir de julio de 2017. Toca, por lo tanto, retomar los apuntes de hace un año y volver a estudiárselos.

¿En qué consiste el SII? En primer lugar, decir que será obligatorio para las empresas que facturen más de 6 millones de euros, las que estén inscritas en el régimen de devolución mensual y los grupos societarios a efectos del IVA -en total, más de 62.000 empresas en España. Pero es voluntario para todas las que deseen acogerse. Se trata, básicamente, de trasladar la contabilidad de los servidores propios de la empresa a los de Hacienda, mediante un flujo sistemático de información sobre cualquier movimiento de facturas, ya sean emitidas o recibidas. O, lo que es lo mismo, enviar a la sede electrónica de la Agencia Tributaria la información que hasta ahora iba contenida en los libros de registro de IVA, en las facturas y en los modelos 340 y 347. Para hacernos una idea, un primer paso hacia la contabilidad electrónica. De hecho, los libros de registro se configurarán automáticamente, de modo similar al borrador de la Renta. Así, en la práctica, ya no será necesaria la llevanza de esta parte contable.

¿Qué va a suponer para las empresas? Con este nuevo sistema, Hacienda pretende llevar un seguimiento prácticamente en tiempo real de las transacciones, a fin de que la comprobación sea más ágil y efectiva. Para las empresas, supondrá cambios en sus procesos de facturación: dispondrán, para remitir esa información, de un plazo máximo de cuatro días desde que reciban o emitan una factura, que serán ocho en el primer semestre de funcionamiento, o permanentemente si el trámite se realiza a través de un gestor; y no deberán remitir la factura, sino los detalles de registro, tipo de operación, contenidos, deducciones… relativos a esa factura.

¿Cómo hay que hacerlo? El envío de la información debe hacerse por vía electrónica, mediante servicios web de la sede de la Agencia Tributaria, basados en mensajes XML. Para utilizar el servicio hay que disponer de un certificado electrónico admitido por Hacienda, instalado en el ordenador desde el que se realice el envío. Las empresas tienen, por lo tanto, seis meses por delante para prepararse, adaptar sus sistemas informáticos contables y proveerse de la tecnología necesaria.

¿Cómo podemos ayudar desde Esker? Como expertos en la gestión de flujos financieros, más que en contabilidad, nuestra postura es siempre ayudar a las empresas a evolucionar hacia los procesos digitales. En este sentido, las empresas que ya facturan electrónicamente están en mejor disposición para afrontar este salto, puesto que ya disponen de los mecanismos de automatización del proceso. Es evidente que el formato digital está a la orden del día, y ahora pasamos de la factura electrónica a la contabilidad electrónica. Esker os ayudará en la primera, y os mantendrá siempre informados respecto a la segunda.

Y entretanto, nuestro mensaje es: estad tranquilos. Si ya lo tenéis electrónico, no os costará nada. Aquí os dejamos este enlace con información que os puede ser útil: Esker, Información sobre el SII

Autoaprendizaje para conocerte mejor

Pedidos, reclamaciones, facturas… que llegan de diferentes tipos de empresas, con diferentes formatos, estilos, a veces unas líneas más abajo y otras más arriba, en forma de tablas, columnas, texto libre, por un fax con raya en medio, errores de referencia o cantidad… ¿Puede una simple solución de automatización convertir todo este maremágnum en un flujo limpio de datos claros y bien estructurados, que entran en el ERP sin problema y se pueden gestionar ágilmente con unos cuantos clics? Sólo si contamos con una solución con tecnología de autoaprendizaje.

No basta con tener un buen OCR con workflow de validación. Ni contar con comunicaciones EDI. Un software de automatización de flujos documentales debe ser capaz de aprender de las prácticas, usos y hasta manías de las empresas con las que nos relacionamos e intercambiamos documentos. Estamos hablando de una tecnología que lleva unos cinco años rodándose y perfeccionándose para aprender a conocer a la forma de trabajar de la persona que gestiona los documentos que le llegan de sus clientes. Una tecnología concreta, tan importante y sin embargo tan poco conocida en nuestros foros, que hemos decidido prestarle aquí un poco de atención y dedicación.

La capacidad de autoaprendizaje es uno de los grandes diferenciadores de la solución de Esker con respecto a las que se ofertan, tanto en España como en el mundo. Desde que entra el primer pedido de un cliente, el sistema empieza a aprender de los posibles desajustes y de las correcciones que los usuarios van introduciendo. Va acumulando ese conocimiento para reconocerlos mejor cada vez, hasta que consigue tratarlos a todos, por distintos y variopintos que sean. El usuario de la solución termina no ya por apreciar su solución de automatización, sino por adorarla. No puede vivir sin ella.

Y es que, en materia de aprendizaje, Esker es este alumno adicto a los estudios: aprendemos continuamente del feedback que recibimos de los que usan nuestra solución. No sólo de los managers sino de los usuarios, para los que somos todo oídos. Para darle aquellas tecnologías fáciles de usar, que le hagan su trabajo más agradable y eficiente.

En definitiva, auto-aprendemos para conocerte mejor.

¿EDI o automatización inteligente?

¿Seguimos confiando en EDI? La tecnología de Intercambio Electrónico de Datos existe desde hace 30 años. Vino para ayudar a las empresas a eliminar el papel y la intervención humana en el proceso de documentos vinculados a transacciones comerciales. Supuso reducir costes de estructura, más precisión en los datos, mayor seguridad, se aceleraba el ciclo económico y se reforzaban las relaciones entre empresas. Todo un avance en aquel tiempo.

Pero hoy la distribución se ha vuelto más compleja. Las empresas necesitan eficiencia, productividad y visibilidad en la totalidad de sus flujos y procesos documentales. De aquel concepto de automatización de procesos, hemos evolucionado al de automatización inteligente. Que implica, por un lado, visibilidad sobre todos los flujos de información procedentes de canales distintos, previos a la integración de los datos en el ERP; y por otro, control de la eficiencia en la gestión de esos flujos.

Y es aquí donde a EDI le pesan los años. Cualquier empresa que lo utiliza hoy, sabe que puede ver satisfecha, en términos de automatización, algunas de las fases de su Order-to-Cash -las que van de la entrada del pedido hasta el análisis de indicadores-, y en la mayoría de los casos, solo parcialmente. De hecho, EDI es tan sólo uno de los canales de entrada. La consolidación de todos los canales en un mismo entorno para captar, corregir, validar, registrar e integrar la información en los sistemas de información sólo puede realizarse con una plataforma dedicada a ello.

Si tendemos hacia la automatización inteligente, EDI puede cubrir una parte del camino. Pero para hacer el resto, las empresas necesitan soluciones más avanzadas que, además de la automatización, contemplen el auto-aprendizaje, la colaboración y la visibilidad al 100%.

Concluyamos que EDI ha hecho, sí, un buen y respetable trabajo durante años, con él hemos hecho mucha carretera. Pero ahora vamos por autopista, y necesitamos mucho más.

Facturas de cargo, esa amenaza oculta

Las facturas de cargo son una práctica muy habitual en el sector de Gran Consumo. No son por lo tanto un rara avis, aunque sí constituyan una excepción en los procedimientos de negocio. Porque en estos casos es el cliente el que factura al proveedor. Por una diferencia entre la mercancía recibida y la cantidad cobrada, por una penalización debida a un retraso en la entrega… O simplemente como consecuencia de un acuerdo comercial. Sea por la razón que sea, esas facturas llegan por algún lado -EDI, email, fax…- y no son fáciles de gestionar. Para el departamento de Servicio al Cliente suponen un engorro, para el financiero un dolor de cabeza, y para la cuenta de resultados una amenaza oculta.

Automatización, cuando Money is the question

Hace unas semanas os anunciábamos la presentación del informe que Esker ha realizado con Forrester Consulting para medir el impacto económico de la automatización del proceso de pedidos. Adelantábamos algunas conclusiones, pero ya tenemos todos los datos.

Sabemos que, cuando se trata de tecnologías para mejorar la eficiencia en los negocios, hablar de dinero es lo más sensible y lo más directo. Forrester estudió dos casos de clientes de Esker y recreó, con ellos, una hipotética empresa que recibe 140.000 pedidos al año. Analizó sus desafíos, calculó la inversión que debían realizar para automatizar la atención de esos pedidos, evaluó costes, riesgos y beneficios.

El resultado fue concluyente: a través del ahorro de tiempo, la eliminación de errores y el incremento en la eficiencia, con un modelo de suministro en la nube, esa empresa obtendría un valor cuantificable: 1,7 millones de euros en tres años. Ello equivale a un retorno de inversión del 237%. Y el tiempo que tardaría sólo en amortizar esa inversión serían cuatro meses.

El informe detalla mucho más, y aquí puedes obtenerlo completo The Total Economic Impact of Esker’s Order Processing Solution

Luego entran, además, otros factores en principio menos tangibles pero reales, como la felicidad de los empleados, que pueden liberar tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas y a la vez mucho más agradecidas y motivantes. Y, por supuesto, la mejora en la satisfacción de los clientes, gracias a una atención más ágil, transparente y personalizada.

Pero si la primera cuestión es el dinero, aquí tenemos una prueba palpable. Más que un precio, la digitalización del servicio al cliente tiene un beneficio. Contante y sonante.